makalah sistem informasi menagemen

                                             

 

TUGAS MANDIRI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Mata Kuliah: Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Nama Mahasiswa        : Hendrik sudefri

NPM                           : 110210095

Kode Kelas                 : 121-SI611-M5

Dosen                          :Pastima Simanjuntak S.Kom, M.SI

UNIVERSITAS PUTERA BATAM

2012

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR iii

DAFTAR ISI iv

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang 01

1.2 Rumusan Masalah 01

BAB II Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

2.1 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 02

2.1.1Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 04

2.1.2 KarateristikSistem Informasi Sumber Daya Manusia 05

2.1.3Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 05

2..1.4Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 06

2.1.5Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 07

2.2Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia 10

2.2.1Manajemen Sumber Daya Manusia 10

2.2.2 Rantai Suplai 11

2.3Perencanaan Sumber Daya Manusia 14

2.3.1Sejarah 14

2.3.2 Karakter Sistem 14

2.3.3Memilih ERP 16

2.3.2 Implementasi ERP 19

BAB III Penutup

3.1 Kesimpulan 21

3.2 Saran 21

Daftar Pustaka 22

                                              BAB I                                              

PENDAHULUAN

1.1            Latar Belakang

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarang memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

1.2            Rumusan Masalah

Saya sebagai penulis makalah ini akan merumuskan dari sebuah topik tentang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia secara rinci, jelas, dan padat sehingga makalah saya dapat mudah dipahami dan diterima.

BAB II

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

2.1 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Fungsi Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :

• Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).

• Pendidikan dan Pelatihan.

• Manajemen Data.

• Penhentian dan Administrasi Tunjangan.

Model Sistem Informasi Sumber Daya ManusiaModel HRIS meliputi tiga subsistem input :

1.       SIA (Sistem Informasi Akuntansi). Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.

2.      Penelitian Sumber Daya Manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh

·         Penelitian Suksesi (succession study).

·         Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).

·         Penelitian keluhangrievance studies)

3.      Inteligen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

·         Inteligen Pemerintah

·         Inteligen Pemasok

·         Inteligen Serikat Pekerja

·         Inteligen Masyarakat global

·         Inteligen masyarakat Keuangan

·         Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

·         Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :

·         Subsistem Perencanaan Kerja

·         Subsistem Perekrutan

·         Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.

·         Subsistem Tunjangan.

·         Subsistem Benefit.

·         Subsistem Pelapor Lingkungan.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima,menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih darisekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara danmengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.

2.1.2 Karateristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber dayamanusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang : Tepat waktu,  Akurat,  Ringkas, Relevan, Lengkap. Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secarasingkat sebagai berikut :

1.      Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktu yang layak dan tepat waktu.

2.      Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3.      Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalamsituasi tertentu.

4.      Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkandalam situasi tertentu.

5.      Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

2.1.3 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif,memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khususdan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluanSistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997:94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut :Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalahsebagai berikut :

1.      Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yangdibutuhkan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasiinimencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan.Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang memintainformasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.

2.      Evaluasi-evaluasi pentingInformasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensi pertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusa-keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individuyang memiliki potensi promosi.

3.      Maklumat-maklumat perubahan personaliaOrganisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4.      Tindakan-tindakan pendisiplinanInformasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukandalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasimenggunakan formulir khusus untuk melaporkan informasi ini kepada bagiansumber daya manusia.

5.      Daftar gajiSistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dansetiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapatmenjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

2.1.4 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah : Fungsi Masukan, Fungsi Pemrosesan, Fungsi Keluaran. Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Fungsi MasukanYaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan sistemmanual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanyadimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframecomputer ). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputer lainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengankomputer). 

2.      Fungsi Pemrosesan Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data baru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen-dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

3.      Fungsi KeluaranMerupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dansetelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secaramanual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

2.1.5 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen. Subsistem ini terdiri dari :

a.       Sistem Informasi Data Personil Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusiasehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personilyang berupa non keungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

b.      Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

c.       Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber DayaManusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja,masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a.       Isi Database Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain. Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b.      Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c.       Perangkat Lunak Manajemen Database Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS,FOCUS,Dbase, dan lain-lain.

3.      Subsistem Output

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :

a.       Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang seperti pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b.      Subsistem Perekutan Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.

c.       Subsistem Manajemen Angkatan KerjaMeliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi,realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d.      Subsistem KompesasiMendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasaterhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatan penghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e.       Subsistem benefitSubsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorangkaryawan dan masa kerjanya.

f.       Subsistem Pelaporan LingkunganDi tujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkempentingan di luar perusahaan seperti pemerintah dan serikat kerja.

2.2 Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasilain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

2.2.1 Manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur sumber daya yang dimiliki oleh individu dapat digunakan secara maksimal sehingga tujuan (goal) menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Menurut Henry Simamora dalam Manajemen Sumber Daya Manusia : Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang mempengaruhi secara lansung sumber daya manusianya.

2.2.2 Rantai suplai

            Rantai suplaiMerupakan hubungan keterkaitan antara aliran material/jasa, aliran uang (return/ recycle) dan aliran informasi mulai dari pemasok, produsen, distributor, gudang, pengecer sampai ke pelanggan akhir (upstream ↔ downstream). Dengan kata lain, supply chain merupakan suatu jaringan perusahaan yang secara bersama-sama bekerjasama untuk menciptakan dan mengantarkan produk sampai ke tangan konsumen akhir. rantai pasokan, jaringan logistik, atau jaringan suplai adalah sebuah sistem terkoordinasi yang terdiri atas organisasi, sumber daya manusia, aktivitas, informasi, dan sumber-sumber daya lainnya yang terlibat secara bersama-sama dalam memindahkan suatu produk atau jasa baik dalam bentuk fisik maupun virtual dari suatu pemasok kepada pelanggan. Badan usaha yang melaksanakan fungsi suplai pada umumnya terdiri dari manufaktur, penyedia layanan jasa, distributor, dan saluran penjualan (seperti: pedagang eceran, ecommerce, dan pelanggan (pengguna akhir). Aktivitas rantasi suplai (rantai nilai dan proses siklus hidup) mengubah bahan baku dan bahan pendukung menjadi sebuah barang jadi yang dapat dikirimkan kepada pelanggan pengguna akhir. Rantai suplai menghubungkan rantai nilai.

Ada berbagai jenis model rantai suplai, yang masing-masing menghubungkan mulai dari sisi hulu hingga hilir.

Tujuan utama supply chain management adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan melalui penggunaan sumber daya yang pailng efisien, termasuk kapasitas distribusi, persediaan, dan sumber daya manusia.

Beberapa perusahaan memilih untuk mengalihdayakan supply chain manegement mereka dengan bekerja sama dengan penyedia jasa logistik pihak ketiga.

Menurut Marshal Fisher, terdapat 2 karakteristik produk, yaitu :

1.      Produk Fungsional

Produk dengan konfigurasi standar, siklus hidup panjang, memiliki sedikit variasi, kebutuhan pelanggan dari waktu ke waktu relatif tidak berubah. Contoh : kertas HVS A4 80 gr, CD, paku payung, pensil

2.      Produk Inovatif

Setiap kelompok produk inovatif mempunyai variasi sampai ratusan atau ribuan, bertahan sebentar di pasar dan akan digantikan oleh variasi baru yang dikembangkan. Contoh: camera digital, handphone, printer. Setiap karakteristik produk memiliki strategi atau desai rantai pasok yang berbeda. Untuk produk fungsional,difokuskan untuk meminimumkan ongkos-ongkos fisik disepanjang rantai supply (menciptakan efisiensi). Sedangkan untuk produk inovatif, difokuskan pada peningkatan kemampuan untuk lebih responsif terhadap kebutuhan pasar/ konsumen. Sehingga munculah 2 strategi utama yaitu strategi efisiensi dan strategi rersponsif. Kesesuaian antara karakteristik produk dan bentuk strategi yang digunakan dalam rantai pasok dinamakan Strategy Fit.

2.3 Perencanaan sumber daya perusahaan

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

2.3.1 Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

2.3.2 Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

1.      Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.

a.       Modul Operasi

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

b.       Modul Finansial dan Akunting

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

c.        Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

2.      Keuntungan penggunaan ERP

a.        Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

b.       Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

c.        Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Keuntungan yg bisa diukur :

1.Penurunan inventori

2.Penurunan tenaga kerja secara total

3.Peningkatan service level

4.Peningkatan kontrol keuangan

5.Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

2.3.3 Memilih ERP

1.      Latar Belakang

Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’ Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

2.       Syarat sukses memilih ERP

a.       Knowledge

b.      Experience

Knowledge & Experience Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.

   Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink) Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

3.      Analisa Business Strategy

Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

4.       Analisa People

Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?

Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

5.       Analisa Infrastruktur

Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

6.       Analisa Software

Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia

Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan.

2.3.4 Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP: ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

1.      Gagalnya ERP

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

2.       Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

1.            Kurangnya komitmen top management

2.            Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

3.            Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

4.            Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

5.            Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

6.            Kesalahan penghitungan waktu implementasi

7.            Tidak cocoknya software dgn business process

8.            Kurangnya training dan pembelajaran

9.            Cacatnya project design & management

10.        Kurangnya komunikasi

11.        Saran penghematan yang menyesatkan

3.       Software ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

       Dynamics-Axapta

       Compiere

       ORACLE

       JDE

       BAAN

       MFGPro

       Protean

       Magic

       aLTiUs

       SAP

 BAB III

PENUTUP

3.1            Kesimpulan

1.      Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

2.      Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.

3.2            Saran

1.      Dukungan ilmu sistem informasi, sistem manajemen dan database bisa menguntungkan kegiatan dunia komputer.

2.      Mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal

Daftar Pustaka

1.      Simamora Henry, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbit STIE YKPN, Edisi Keuda, 1997

2.      http://materibelajaronline.blogspot.com